Guide de prise en main du Front Manager et de l'espace client – Saas-Office Cowork

Sommaire

FRONT MANAGER
ESPACE CLIENT

Ce guide a pour objectif de faciliter la prise en main du Front Manager et de l’espace client. Il propose un parcours complet allant de la création d’une entreprise test jusqu’à la facturation et au suivi client. Chaque étape est illustrée et documentée pour permettre une compréhension rapide du fonctionnement global.

FRONT MANAGER

1. Création de l’entreprise

Accès : Menu → Annuaire → Entreprises
Voir la documentation complète

La création d’une entreprise est le point de départ de toute gestion commerciale. Cette fiche sert de base pour relier les contacts, contrats, opportunités et factures.

Pour ajouter une entreprise (prospect ou cliente), cliquer sur le bouton +.

Création d'une entreprise dans Front Manager

Renseigner les champs principaux (nom, type d’entreprise, coordonnées, site, contact principal).
Cliquer sur Enregistrer pour valider la création.
Le contact renseigné devient automatiquement le premier utilisateur lié à cette entreprise.

Une fois enregistrée, la fiche entreprise devient le cœur de la gestion : tous les modules s’y rattachent (membres, opportunités, contrats, factures...)

2. Création d’un utilisateur / membre

Accès : Fiche entreprise → Onglet Membres → Bouton Créer un nouvel utilisateur
Voir la documentation

Création d’un nouveau membre au sein d’une entreprise

Les utilisateurs (ou membres) représentent les personnes de contact au sein de l’entreprise cliente. Chaque membre possède des droits spécifiques selon son rôle et peut accéder à son espace client.

Administrateur : Tous les droits sont ouverts (signature du contrat, accès aux documents, réservations payantes, déclaration d'incidents, courrier/colis, RDV, accès, etc...).
Manager : Le manager a les mêmes droits que l'administrateur, SANS l'accès aux documents de l'entreprise (contrat, devis, factures)
Utilisateur : L'utilisateur a les mêmes droits que le manager, mais il ne peut pas faire de réservations payantes.

Pour activer l’espace client, ouvrir la fiche du membre et cliquer sur Activer le compte (en haut à droite). Un email d’activation est envoyé automatiquement.

Activation du compte client

3. Création d’une opportunité commerciale

Accès : Fiche entreprise → Bouton Ajouter une opportunité
Voir la documentation

L’opportunité commerciale permet de suivre l’ensemble du cycle de vente : de la prospection initiale à la signature du contrat. Elle regroupe les informations clés telles que la source du lead, le montant estimé, la probabilité de succès et le statut de progression.

Cycle de vente :

Lead
Lead qualifié
Devis envoyé
Visite planifiée
Contrat envoyé
Contrat signé

4. Gestion des activités commerciales

Accès : Depuis la fiche Opportunité. (la fiche opportunité étant elle-même accessible depuis la fiche de l’entreprise).
Voir la documentation

Ajout et suivi d’activités (visite, appel, relance...)

Chaque opportunité peut comporter plusieurs activités : visite du site, appels de suivi, envoi de devis, relances commerciales. Ces activités garantissent une traçabilité complète des échanges.

5. Création de devis et tarificateur

Voir la documentation

Depuis une opportunité, cliquer sur le bouton Tarificateur pour créer un devis. Cet outil permet de construire jusqu’à quatre solutions commerciales personnalisées.

Ces 4 solutions concernent les services principaux listés ci-après :

Domiciliation d’entreprise
Bureaux privatifs
Espaces de coworking
Formules nomades

Vous pouvez définir les conditions pour chacune des quatre propositions commerciales (durée d’engagement, montant, remises) et envoyer le devis automatiquement par email.

6. Création d’un contrat

Voir la documentation

Une fois le devis validé, les services sélectionnés peuvent être convertis en contrat. Les icônes de statut indiquent la disponibilité :

❓ : contrat non possible (service indisponible)
👍 : service disponible

En cliquant sur le pouce, le contrat est automatiquement généré. Le client le retrouve dans son espace client pour signature.

7. Facturation initiale et création d’un paiement

Valider un contrat – Voir les informations de facture

Une fois le contrat validé dans espace client, les premières factures (dépôt de garantie, premier mois) sont automatiquement éditées. Depuis Menu → Finance → Factures ou depuis l’onglet Factures sur la fiche de l’entreprise ou du contrat, vous pouvez avoir accès aux factures.

Sur la fiche de la facture, vous pouvez :

Consulter les factures client
Relancer un client
Associer un paiement
Suivre le statut (payé, en attente, en retard...)

Le client accède à ses factures depuis son espace client et peut payer en ligne ou associer un mandat SEPA.

8. Gestion de la disponibilité des services

Planning des services
Accès :  Gestion → Planning des services
Le module Planning des services permet de vérifier la disponibilité des bureaux, bureaux partagés et salles de réunion.

Visualisation des plans 2D
Accès :  Gestion → Planning des services
Le plan 2D offre une vue visuelle et intuitive pour organiser les espaces.

9. Réservation de salle de réunion ou bureau de passage

Salle de réunion – Bureau de passage

Accès : Menu → Gestion → Réservation → Créer une réservation

Les réservations permettent de gérer les salles de réunion ou bureaux de passage. Un bureau de passage correspond à un bureau privatif qui n’est pas rattaché à un contrat.

Créer une nouvelle réservation pour un client ou un utilisateur.
Associer des consommations spécifiques (boissons, impressions, équipements...)
Rattacher la réservation à un contrat existant ou la facturer de manière ponctuelle.

Chaque réservation est automatiquement prise en compte dans la facturation mensuelle, garantissant un suivi précis des consommations ponctuelles.

10. Ajout d’options et consommations

Voir la documentation

Ajout de services complémentaires à un contrat

Depuis la fiche du contrat, vous pouvez enrichir l’offre client avec :

Options mensuelles : services récurrents rattachés au contrat.
Consommations unitaires : facturées ponctuellement (ex : impressions, réservations).

Ces éléments apparaissent automatiquement dans les factures mensuelles.

11. Facturation manuelle de consommations (services ponctuels)

Voir la documentation

Ajout manuel d’une consommation one-shot

Pour ajouter une consommation à une entreprise ou un utilisateur et la facturer à part, aller dans l’onglet Consommations de la fiche entreprise ou de la fiche utilisateur.

Vous accéderez à la liste des consommations par centre. Vous pouvez sélectionner la liste des consommations et générer la facture via le bouton Générer une facture.

12. Création d’un évènement communautaire

Voir la documentation

Organisation d’un évènement pour la communauté

Les évènements communautaires (conférences, afterworks, ateliers) renforcent la cohésion entre membres du coworking. Ils sont visibles dans l’espace client. et favorisent la communication interne.

Accès : Menu → Communauté → Évènements clients
Renseigner : titre, description, date, lieu, participants, et visuel.
Publication automatique sur l’espace client.

13. Notification de courrier ou colis

Notifier un courrier entrant – Remettre un colis

Ce module gère la réception, la notification et la remise des courriers et colis destinés aux résidents.

Accès : Menu → Courrier et colis

Cliquer sur Ajouter un courrier / colis et renseigner les champs requis.
Une notification automatique est envoyée avec un code unique de retrait.
Lors du retrait, le code est saisi pour confirmer la remise.
Il est également possible d’ajouter un délégué qui recevra lui aussi le code de retrait et sera autorisé à retirer le colis à la place du destinataire principal.

Toutes les actions (réception, remise) sont enregistrées et consultables par entreprise ou utilisateur pour une traçabilité complète.

14. Gestion des rendez-vous

Voir la documentation

La fonctionnalité Rendez-vous centralise toutes les rencontres planifiées au sein du centre : visites commerciales, réunions internes ou prestations de services.

Accès : Menu → Rendez-vous.
Chaque ligne affiche l’état, l’organisateur, le centre, le staff et les invités.
Actions disponibles : relance, check-in, annulation.
Statuts possibles : En attente, Confirmé, Annulé.

Les invités reçoivent automatiquement une notification email avec les détails et un fichier d’agenda (.ics).

15. Gestion du staff et des rôles

Créer un profil staff – Gérer les droits

Ce module permet de gérer les collaborateurs disposant d’un accès à la plateforme (accueil, maintenance, direction, services commerciaux...).

Accès : Menu → Staff → Collaborateurs
Cliquer sur Ajouter un collaborateur et renseigner le profil.
Attribuer un rôle : administrateur, agent d’accueil, manager, technicien...
Configurer les droits d’accès via Menu → Staff → Droits (lecture, ajout, édition, suppression).

Chaque rôle dispose d’autorisations spécifiques visibles dans le tableau des droits et ajustables selon les besoins opérationnels.

16. Création d’articles dans le catalogue de services

Service principal – Option du catalogue – Mise à jour de catalogue

Le catalogue de services regroupe l’ensemble des prestations disponibles dans les centres : bureaux, bureaux partagés, domiciliation, abonnements coworking, parking, options et consommations.

Création et modification de services principaux.
Ajout d’options et de consommations associées par centre.
Mise à jour des tarifs ou disponibilités selon les sites.

17. Gestion du prix des bureaux

Cette section présente les fonctionnalités liées à la définition, la personnalisation et la gestion des prix dans la plateforme. Elle permet d’établir une stratégie tarifaire cohérente tout en l’adaptant selon les sites, les statuts utilisateurs ou les durées d’engagement.

Gestion globale des prix

Prix de référence au m² par site : base de calcul des loyers et ajustements. Accès : Menu → Paramètres globaux → Pricing → Prix par centre.
Grilles tarifaires : permettent d’ajuster le prix de base selon la typologie, la durée ou le service. Accès : Pricing → Grilles tarifaires.
Association d’une grille à un centre : chaque site peut disposer de sa propre grille tarifaire.

Gestion des réductions et remises

Accès : Menu → Paramètres globaux → Pricing → Réductions.

Le tableau répertorie les remises configurées selon le statut du staff.

Liste et ajout de nouvelles réductions.
Définir le pourcentage, le statut concerné et l’état (actif / inactif).
Associer des réductions spécifiques à un centre.
Modifier ou désactiver les grilles existantes.

18. Création d’une source marketing

Voir la documentation

Les sources marketing permettent de mesurer la performance des canaux d’acquisition. Chaque opportunité peut être associée à une source pour suivre le retour sur investissement (ROI) de vos campagnes.

Accès : Menu → Marketing → Sources.
Ajouter une nouvelle source (réseaux sociaux, salon, bouche-à-oreille, site web...)
Analyser les statistiques par canal via le tableau de bord marketing.

19. Statistiques et pilotage

Statistiques et indicateurs de performance

Tableau de bord des indicateurs commerciaux et opérationnels

La rubrique Statistiques constitue un véritable outil de pilotage global. Elle centralise les indicateurs relatifs :

au commerce (ventes, prospects, contrats),
à la gestion opérationnelle des centres,
à la comptabilité et à la facturation,
au marketing et aux sources de leads.

Grâce au Business Plan, les données peuvent être croisées pour analyser la performance globale et ajuster la stratégie. Voir la documentation Business Plan

ESPACE CLIENT

Le compte de l’utilisateur est activé depuis le Front Manager, dans sa fiche utilisateur. Un email de vérification lui est envoyé afin qu’il puisse définir son mot de passe et accéder à son espace.

Une fois le compte activé, l’utilisateur doit renseigner son espace de travail (indiqué dans le mail d’activation). Il pourra ensuite se connecter à son espace client depuis l’application mobile ou la version web.

L’accès et les fonctionnalités disponibles dépendent du rôle de l’utilisateur au sein de son entreprise (géré dans sa fiche Front Manager). En fonction des intégrations du centre (poignées connectées, casiers, bornes de recharge, etc.), il peut accéder à différents services.

Espace client

1. Accueil et signature des contrats

Dès la page d’accueil, un encart signale la présence d’un contrat en attente de signature.

Cliquer sur le lien pour ouvrir le contrat.
Lire et valider les Conditions Générales de Vente.
Procéder à la signature électronique : un SMS est envoyé avec un code de validation.
Une fois le code saisi, le contrat est validé automatiquement.

Après validation, les premières factures sont automatiquement créées :

Facture de dépôt de garantie.
Facture du premier mois.

2. Mon Entreprise

Gestion admnistrative de l’entreprise

Depuis le menu Mon Entreprise, l’utilisateur peut consulter :

Ses devis, contrats, factures et avoirs.
Tous les documents administratifs associés à son entreprise.

Pour payer une facture :

Aller dans Mon Entreprise → Mes factures et avoirs.
Cliquer sur la facture pour afficher le détail.
Choisir un mode de paiement :
- Carte bancaire (paiement en ligne sécurisé),
- ou Mandat de prélèvement SEPA.

3. Réservations

L’utilisateur peut :

Réserver une salle de réunion ou un bureau de passage,
Consulter la liste de ses réservations passées et à venir.

Chaque réservation est automatiquement liée à son entreprise et intégrée dans la facturation mensuelle.

4. Services et demandes

Dans le menu Services, l’utilisateur peut :

Créer une demande de service (ex : restauration, partenaire, ...),
Consulter la liste de ses demandes avec leur statut de suivi.

Si des partenaires de services sont associés au centre, ils peuvent être notifiés automatiquement des nouvelles demandes.

5. Gestion

Le module Gestion permet à l’utilisateur d’interagir avec les fonctions opérationnelles de son centre :

Rendez-vous : créer un rendez-vous avec un contact externe et suivre son statut (check-in, présent, annulé, etc.).
Colis : suivre les colis et courriers entrants, avec un code unique de retrait.
Incidents : déclarer un incident, suivre sa résolution et consulter l’historique des tickets ouverts.